Organização de Reuniões

As reuniões figuram entre os canais de comunicação mais utilizados pelas empresa, sobre tudo no setor de gerenciamento de recursos humanos.
Para planejar um coerente programa de reuniões é preciso considerar algumas questões: Quais tipos de reuniões seriam mais apropriados? Quem deveria frequenta-las? Com que frequencia elas deveriam acontecer? Quais os objetivos ou propósitos das mesmas?
Não devem faltar em um programa simples de reuniõs as seguintes informações:

• Tipo de reunião;
• Dia e data da reunião;
• Duração da reunião;
• Hora da reunião;
• Local da reunião;
• A pessoa que organizou a pauta;
• A pessoa encarregada de redigir a ata;
• Participantes.

Além de preparadas, as reuniões precisam ser bem administradas para serem produtivas.

Administrar reuniões.

A maneira correta de conduzir uma reunião depende de sua finalidade e do grupo envolvido, mas via de regra, o organizador deverá considerar o seguinte:

• Decisões: Ao término da reunião todos devem saber com clareza quais as decisões tomadas;
• Objetivos: A partir dos diferentes objetivos são estabelecidos os métodos de cada reunião;
• Pauta: Para a reunião ser produtiva é indispensável a elaboração prévia da pauta;
• Documentação: Todo o documento a ser lido durante o encontro deve ser preparado com antecedência;
• Tempo:  As reuniões devem começar e terminar na hora marcada e durar um período razoável de tempo para ser produtiva e não muito longa o que a torna cansativa.
• Condiçoes físicas: A sala deve estar organizada de acordo com a finalidade da runião. Devem ser providenciados com antecedência os materias necessários bem como água e bebidas;
• Discussão: Para que as discussões obtenham êxito é importante que o organizador observe o seguinte:

-Assegurar a leitura de atas anteriores;

-Agir com senso de liderança;

-Não fudir da pauta; 

-Solicitar que os outros coordenem a reunião sempre que for possível;

-Certificar se todos os participantes estão cientes dos objetivos das discussões;

-Certificar se os outros estão escutando sempre que alguém fala;

-Inquirir sugestões e idéias sempre que os participantes estiverem apáticos;

-Assegurar que as discussões sejam feitas em clima de abertura e franqueza;

-Não permitir que as discussões sejam manipuladas ou conduzidas de forma unilateral.