Agentes Humanos - Manuseio

_ A ação do homem interfere na degradação do acervo, pelo manuseio incorreto, armazenagem e acondicionamento.

É preciso manter hábitos regulares de higiene no trato com os documentos, orientando os usuários quanto à forma mais adequada de seu manuseio.

_ Rabiscar, dobrar, grampos, clipes, presilhas metálicas e fitas adesivas.

Provocam danos irreversíveis ao papel.

Higienização de documentos

Corresponde à limpeza de superfície ou seja retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos.

Para processos de longa guarda ou guarda permanente (que devem ser guardados, por exemplo, por quinze, trinta anos, ou para sempre) a higienização se torna fundamental.

_ É uma tarefa mecânica, feita a seco.

_ É uma técnica que tem por objetivo reduzir a poeira, partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outras sujidades de superfície.

O que remover na higienização

_ Além de remover a poeira, sempre que possível, retirar objetos danosos tais como grampos, clipes e prendedores metálicos.

Como higienizar os documentos

_ O trabalho exige um manuseio cuidadoso dos documentos.

_ As folhas devem ser limpas com trinchas e escovas macias.

_ As folhas devem ser viradas com delicadeza.

Equipamentos de

Proteção Individual

São os dispositivos de uso pessoal destinados a resguardar a saúde e a integridade física do trabalhador.

_ Devemos trabalhar sempre protegidos com avental, luva, máscara, toucas, óculos de proteção e pró-pé/bota.

Usando os Equipamentos de Proteção Individual, estaremos preservando a nossa saúde.

_ A não-utilização de Equipamentos de Proteção Individual  durante a realização do trabalho, pode acarretar diversas manifestações alérgicas, como rinite, irritação ocular, problemas respiratórios.

Equipamentos de Proteção Individual.

LEMBRE-SE

Os documentos são como

nós: quando bem cuidados,

envelhecem com dignidade

  e, também, como nós, têm

uma história para contar...



Conservação Preventiva de

Documentos em Arquivos!



Preservação:

Conjunto de técnicas que visam conservar documentos de arquivo e as informações nele contidas.

Concervação:

Conjunto de ações que interrompem o processo de degradação de documentos de arquivos.

Exemplos: higienização, pequenos reparos e acondicionamento.

Fatores Ambientais

Os fatores ambientais são os mais importantes na conservação de documentos. Eles são responsáveis pelas reações químicas altamente nocivas ao papel, além de favorecerem a presença de outros agentes igualmente responsáveis pela destruição de documentos.

_ Clima tropical, com insolação intensa e umidade relativa elevada.

_ Edifícios herdados ou mal planejados.

_ Manutenção precária ou inexistente (goteiras, infiltrações, janelas quebradas, frestas, limpeza).

_ Sistema de ar condicionado em mau funcionamento, inoperantes ou inexistentes.

_ Problemas que ocorrem devido às más condições prediais.

_ Arquivos perto de cozinha, lanchonete, banheiro ou poço de elevador.

_ Instalações elétricas aparentes e com danos e revestimento de pisos

sem manutenção.

Fatores de Degradação

_ Agentes Físicos: Iluminação, Temperatura e Umidade Relativa.

_ Agentes Químicos: Poluição atmosférica.

_ Agentes Biológicos: Fungos, Insetos e Roedores.

_ Agentes Humanos: Manuseio.

Agentes Físicos - Iluminação

_ Iluminação: excesso de raios Ultra Violeta pela exposição dos documentos à luz artificial e natural.

_ Processo de amarelecimento das páginas, tornando-as quebradiças.

Agentes Físicos –

Temperatura e Umidade Relativa

_ Temperatura = grau de calor ou frio existente no ambiente.

_ Umidade Relativa = quantidade de água existente no ambiente.

_ O controle do ar é fundamental para a preservação dos documentos.

_ Mudanças provocam aceleração na deterioração dos documentos, proliferação de fungos e bactérias, além de ataque de insetos.

Agentes Químicos –

Poluição Atmosférica

_ Ocasionada por janelas abertas, falta de higienização e poluidores químicos através de verniz, adesivos, tintas e poeira em suspensão.

_ Estes elementos aderem na superfície dos documentos.

Agentes Biológicos - Fungos

_ Chamados também de mofo ou bolor, se disseminam através do ar.

_ Alteram a estrutura do papel aparecendo manchas.

Agentes Biológicos -Insetos e Roedores:

Traças e Baratas

Danos causados por traças

Baratas transitando entre documentos.

Recebimento, distribuição e expedição de Corespondências.

A organização da correspondência é fundamental para o funcionamento de qualquer empresa, independente de seu porte e ramo de atuação. Sugestões de como organizar o recebimento, distribuição e expedição das correspondências. As correspondências são classificadas em Recebidas e Enviadas ou como Geral ou Confidencial.

Correspondência Recebida

a) Classificação: separar as correspondências por assunto;

b) Leitura: ler toda a correspondência;

c) Encaminhamento: tomar as providências devidas;

d) Arquivar.

Para registrar as correspóndências recebidas, você pode utilizar protocolo seguindo o modelo:

• Data
• Data Recebida
• Tipo correspondência
• Emitente
• Destinatario
• Providencia

As correspondências recebidas serão arquivadas conforme as técnicas do sistema de arquivo da empresa.

Correspondências Enviadas

As correspondências enviadas também devem ser registradas.

1-Enviada por correio(modelo de caderno protocolo)

• Data de envio
• Tipo Correspondência
• Destinatário
• Observações

2- Entregues em Mãos (modelo caderno protocolo)

• Data de Envio
• Destinatário
• Tipo correspondência
• Recebedor
   

Modelo de Protocolo de Correspondências

Correspondência Confidencial ou particular

Este tipo de correspondência deve ser entregue a pessoa endereçada, numa pasta especial para assuntos confidenciais ou particulares. Não permitam que outras pessoas tenham acesso a essas correspondências.



Envelopes de segurança
        Coextrusado em branco e preto, aba com adesivo permanente inviolável tipo sedex.

Usos:

Correspondência confidencial, concorrências, concursos e provas.



Organização de Reuniões

As reuniões figuram entre os canais de comunicação mais utilizados pelas empresa, sobre tudo no setor de gerenciamento de recursos humanos.
Para planejar um coerente programa de reuniões é preciso considerar algumas questões: Quais tipos de reuniões seriam mais apropriados? Quem deveria frequenta-las? Com que frequencia elas deveriam acontecer? Quais os objetivos ou propósitos das mesmas?
Não devem faltar em um programa simples de reuniõs as seguintes informações:

• Tipo de reunião;
• Dia e data da reunião;
• Duração da reunião;
• Hora da reunião;
• Local da reunião;
• A pessoa que organizou a pauta;
• A pessoa encarregada de redigir a ata;
• Participantes.

Além de preparadas, as reuniões precisam ser bem administradas para serem produtivas.

Administrar reuniões.

A maneira correta de conduzir uma reunião depende de sua finalidade e do grupo envolvido, mas via de regra, o organizador deverá considerar o seguinte:

• Decisões: Ao término da reunião todos devem saber com clareza quais as decisões tomadas;
• Objetivos: A partir dos diferentes objetivos são estabelecidos os métodos de cada reunião;
• Pauta: Para a reunião ser produtiva é indispensável a elaboração prévia da pauta;
• Documentação: Todo o documento a ser lido durante o encontro deve ser preparado com antecedência;
• Tempo:  As reuniões devem começar e terminar na hora marcada e durar um período razoável de tempo para ser produtiva e não muito longa o que a torna cansativa.
• Condiçoes físicas: A sala deve estar organizada de acordo com a finalidade da runião. Devem ser providenciados com antecedência os materias necessários bem como água e bebidas;
• Discussão: Para que as discussões obtenham êxito é importante que o organizador observe o seguinte:

-Assegurar a leitura de atas anteriores;

-Agir com senso de liderança;

-Não fudir da pauta; 

-Solicitar que os outros coordenem a reunião sempre que for possível;

-Certificar se todos os participantes estão cientes dos objetivos das discussões;

-Certificar se os outros estão escutando sempre que alguém fala;

-Inquirir sugestões e idéias sempre que os participantes estiverem apáticos;

-Assegurar que as discussões sejam feitas em clima de abertura e franqueza;

-Não permitir que as discussões sejam manipuladas ou conduzidas de forma unilateral.



Reuniões mais Eficazes e Produtivas

As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas.

1. Identifique o objetivo da reunião - reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior.

2. Mantenha a reunião sob controle - O presidente da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.

3. Seja decisivo - As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados. Em cada decisão tenha identificados:

* O que deve ser feito.
* Quem deve fazer.
* Quando deve ser feito.

4. Distribua rapidamente a ata da reunião e mantenha as decisões tomadas - As atas costumam demorar de dois a três dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros.