quinta-feira, 26 de abril de 2012

Organização de Eventos

Conceito:
Um evento é um acontecimento que reúne pessoas com os mesmos objetivos; Também pode ser conceituado como uma reunião na qual as pessoas vão discutir determinados assuntos;
As reuniões podem ser de 2 tipos:
* Dialogal : Informativas, Questionadora, Dialética, Expositivo, Competitivos,Deliberativa, Instrutiva.
* Coloquial: Recreativa, Social.

Os eventos também podem ser classificados quanto à categoria à qual pertencem e quanto à área de interesse.
Classificação quanto à categoria

Evento Institucional:Objetiva firmar,criar ou reforçar o conceito e a imagem de uma organização.

Evento Promocional: Objetiva promover um produto ou serviço, visando fins mercadológicos:

Obs: público de evento institucional costuma ser maior do que do evento promocional.

Classificação por área
-Artistico
-Científico
-Cultural
-Educativo
-Informativo-
-Folclorico
-Cívico
-Político
-Governamental
-Lazer
-Social
-Desportivo
-Religioso
-Turistico
Obs: alguns eventos podem ser classificados em várias categorias. Exemplo: Congressos geralmente reúnem em sua programação, eventos paralelos de lazer ou de cunho artistico e cultural.

Tipos de Eventos empresarias mais frequêntes
Debate,
Mesa- redonda,
 Fórum ou Foro,
 Simpósio,
Seminario
Painel
Cursos
Dia- de- campo
Entrevista
Exposição
Mostra
Lançamentos
Palestra
cursos
Workshop
Congresso
Feira
Rodada de negócios
Colóquio
Videoconferência
Reuniões de trabalho
Posses
Inauguração

Dependendo do público envolvid, dos expositores e da finalidade do event, escolhe-se entre um tipo ou outro e faz a organização de acordo com a sua tipologia.
A metodologia dos 5Ss
O 5Ssé o bom sensoque pode ser ensinado, aperfeiçoado,praticado para o crescimento humano e profissional. Convém se tornar hábito, costume, cultura. Os propósitos da metodologia 5Ss são de melhorar a eficiência atavés da destinação adequada de materiais (separar o necessári do desnecessário),organização, limpeza, e identificaçãode materiais e espaço e a manutenção e melhoria do próprio 5Ss.
Os principais beneficios da metodologia são:
1ºMaior produtividade pela redução da perda de tempo procurando por objetos, só ficam no ambiente os objetos necessários e ao alcance da mão;
2º Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais. O acúmulo excessivo de meteriais tendem à degeneração;
3ºMelhoria da qualidade de produtos e serviços;
4ºMenos acidentes de trabalho;
5ºMaior satisfação das pessoas com o tabalho.

Os 5Ss são:

1° S - Organização - Cada pessoa deve saber classificar o material necessário e desnecessário de seu ambiente de trabalho. Os objetivos principais desta atividade são: Redução do espaço necessário, facilitar a organização, evitar compras em duplicidade, reduzir custos de armazenamento e transportes.
2º S - Ordenação - Esta etapa se desenvolve por meio da definição de quantidade necessária, local de armazenamento, controle visual. Cada coisa no seu lugar, na quantidade certa e de fácil acesso.
3° S - Limpeza - A importância de um ambiente limpo, seguro e participativo. Foco na eliminação das fontes de sujeira ou qualquer outra inconveniência que possa dificultar a realização das atividades.
4º S - Padronização/Higiene - Padronizar a maneira de agir das pessoas, transformar os padrões individuais de segurança, asseio, imagem em padrões coletivos.
5° S - Disciplina - É o cumprimento às normas estabelecidas, a busca constante da melhoria, a educação do ser humano. Entre os passos anteriormente apresentados, a disciplina é a chave para o sucesso do 5S.
Essa metodologia de trabalho pode ser aplicada em qualquer tipo de empresa, independente de seu porte, segmento, produtos, tempo de existência, pois o conceito do 5S, além de ser muito simples, muda a percepção das pessoas em relação ao significado do trabalho e qualidade de vida.


sábado, 24 de março de 2012


Agentes Humanos - Manuseio

_ A ação do homem interfere na degradação do acervo, pelo manuseio incorreto, armazenagem e acondicionamento.
É preciso manter hábitos regulares de higiene no trato com os documentos, orientando os usuários quanto à forma mais adequada de seu manuseio.
_ Rabiscar, dobrar, grampos, clipes, presilhas metálicas e fitas adesivas.
Provocam danos irreversíveis ao papel.













Higienização de documentos
Corresponde à limpeza de superfície ou seja retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos.
Para processos de longa guarda ou guarda permanente (que devem ser guardados, por exemplo, por quinze, trinta anos, ou para sempre) a higienização se torna fundamental.


_ É uma tarefa mecânica, feita a seco.
_ É uma técnica que tem por objetivo reduzir a poeira, partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outras sujidades de superfície.
O que remover na higienização
_ Além de remover a poeira, sempre que possível, retirar objetos danosos tais como grampos, clipes e prendedores metálicos.


Como higienizar os documentos
_ O trabalho exige um manuseio cuidadoso dos documentos.
_ As folhas devem ser limpas com trinchas e escovas macias.
_ As folhas devem ser viradas com delicadeza.




Equipamentos de
Proteção Individual
São os dispositivos de uso pessoal destinados a resguardar a saúde e a integridade física do trabalhador.
_ Devemos trabalhar sempre protegidos com avental, luva, máscara, toucas, óculos de proteção e pró-pé/bota.
Usando os Equipamentos de Proteção Individual, estaremos preservando a nossa saúde.
_ A não-utilização de Equipamentos de Proteção Individual  durante a realização do trabalho, pode acarretar diversas manifestações alérgicas, como rinite, irritação ocular, problemas respiratórios.
Equipamentos de Proteção Individual.

LEMBRE-SE

Os documentos são como
nós: quando bem cuidados,
envelhecem com dignidade
  e, também, como nós, têm
uma história para contar...




sexta-feira, 23 de março de 2012

Conservação Preventiva de
Documentos em Arquivos!









Preservação:
Conjunto de técnicas que visam conservar documentos de arquivo e as informações nele contidas.
Concervação:
Conjunto de ações que interrompem o processo de degradação de documentos de arquivos.
Exemplos: higienização, pequenos reparos e acondicionamento.
Fatores Ambientais
Os fatores ambientais são os mais importantes na conservação de documentos. Eles são responsáveis pelas reações químicas altamente nocivas ao papel, além de favorecerem a presença de outros agentes igualmente responsáveis pela destruição de documentos.
_ Clima tropical, com insolação intensa e umidade relativa elevada.
_ Edifícios herdados ou mal planejados.
_ Manutenção precária ou inexistente (goteiras, infiltrações, janelas quebradas, frestas, limpeza).
_ Sistema de ar condicionado em mau funcionamento, inoperantes ou inexistentes.
_ Problemas que ocorrem devido às más condições prediais.
_ Arquivos perto de cozinha, lanchonete, banheiro ou poço de elevador.
_ Instalações elétricas aparentes e com danos e revestimento de pisos
sem manutenção.
Fatores de Degradação
_ Agentes Físicos: Iluminação, Temperatura e Umidade Relativa.
_ Agentes Químicos: Poluição atmosférica.
_ Agentes Biológicos: Fungos, Insetos e Roedores.
_ Agentes Humanos: Manuseio.

Agentes Físicos - Iluminação
_ Iluminação: excesso de raios Ultra Violeta pela exposição dos documentos à luz artificial e natural.
_ Processo de amarelecimento das páginas, tornando-as quebradiças.
Agentes Físicos –
Temperatura e Umidade Relativa
_ Temperatura = grau de calor ou frio existente no ambiente.
_ Umidade Relativa = quantidade de água existente no ambiente.
_ O controle do ar é fundamental para a preservação dos documentos.
_ Mudanças provocam aceleração na deterioração dos documentos, proliferação de fungos e bactérias, além de ataque de insetos.
Agentes Químicos –
Poluição Atmosférica
_ Ocasionada por janelas abertas, falta de higienização e poluidores químicos através de verniz, adesivos, tintas e poeira em suspensão.
_ Estes elementos aderem na superfície dos documentos.
Agentes Biológicos - Fungos
_ Chamados também de mofo ou bolor, se disseminam através do ar.
_ Alteram a estrutura do papel aparecendo manchas.

Agentes Biológicos -Insetos e Roedores:

Traças e Baratas

danos causados por traças
Danos causados por traças




Baratas transitando entre documentos.












quinta-feira, 22 de março de 2012

Recebimento, distribuição e expedição de Corespondências.

A organização da correspondência é fundamental para o funcionamento de qualquer empresa, independente de seu porte e ramo de atuação. Sugestões de como organizar o recebimento, distribuição e expedição das correspondências. As correspondências são classificadas em Recebidas e Enviadas ou como Geral ou Confidencial.
Correspondência Recebida
a) Classificação: separar as correspondências por assunto;
b) Leitura: ler toda a correspondência;
c) Encaminhamento: tomar as providências devidas;
d) Arquivar.
Para registrar as correspóndências recebidas, você pode utilizar protocolo seguindo o modelo:
  • Data
  • Data Recebida
  • Tipo correspondência
  • Emitente
  • Destinatario
  • Providencia
As correspondências recebidas serão arquivadas conforme as técnicas do sistema de arquivo da empresa.
Correspondências Enviadas
As correspondências enviadas também devem ser registradas.
1-Enviada por correio(modelo de caderno protocolo)
  • Data de envio
  • Tipo Correspondência
  • Destinatário
  • Observações
2- Entregues em Mãos (modelo caderno protocolo)
  • Data de Envio
  • Destinatário
  • Tipo correspondência
  • Recebedor
     
Modelo de Protocolo de Correspondências

Correspondência Confidencial ou particular
Este tipo de correspondência deve ser entregue a pessoa endereçada, numa pasta especial para assuntos confidenciais ou particulares. Não permitam que outras pessoas tenham acesso a essas correspondências.




Envelopes de segurança
        Coextrusado em branco e preto, aba com adesivo permanente inviolável tipo sedex.

Usos:

Correspondência confidencial, concorrências, concursos e provas.



quarta-feira, 14 de março de 2012

Organização de Reuniões



As reuniões figuram entre os canais de comunicação mais utilizados pelas empresa, sobre tudo no setor de gerenciamento de recursos humanos.
Para planejar um coerente programa de reuniões é preciso considerar algumas questões: Quais tipos de reuniões seriam mais apropriados? Quem deveria frequenta-las? Com que frequencia elas deveriam acontecer? Quais os objetivos ou propósitos das mesmas?
Não devem faltar em um programa simples de reuniõs as seguintes informações:
  • Tipo de reunião;
  • Dia e data da reunião;
  • Duração da reunião;
  • Hora da reunião;
  • Local da reunião;
  • A pessoa que organizou a pauta;
  • A pessoa encarregada de redigir a ata;
  • Participantes.
Além de preparadas, as reuniões precisam ser bem administradas para serem produtivas.



Administrar reuniões.

A maneira correta de conduzir uma reunião depende de sua finalidade e do grupo envolvido, mas via de regra, o organizador deverá considerar o seguinte:
  • Decisões: Ao término da reunião todos devem saber com clareza quais as decisões tomadas;
  • Objetivos: A partir dos diferentes objetivos são estabelecidos os métodos de cada reunião;
  • Pauta: Para a reunião ser produtiva é indispensável a elaboração prévia da pauta;
  • Documentação: Todo o documento a ser lido durante o encontro deve ser preparado com antecedência;
  • Tempo:  As reuniões devem começar e terminar na hora marcada e durar um período razoável de tempo para ser produtiva e não muito longa o que a torna cansativa.
  • Condiçoes físicas: A sala deve estar organizada de acordo com a finalidade da runião. Devem ser providenciados com antecedência os materias necessários bem como água e bebidas;
  • Discussão: Para que as discussões obtenham êxito é importante que o organizador observe o seguinte:
-Assegurar a leitura de atas anteriores;
-Agir com senso de liderança;
-Não fudir da pauta; 
-Solicitar que os outros coordenem a reunião sempre que for possível;
-Certificar se todos os participantes estão cientes dos objetivos das discussões;
-Certificar se os outros estão escutando sempre que alguém fala;
-Inquirir sugestões e idéias sempre que os participantes estiverem apáticos;
-Assegurar que as discussões sejam feitas em clima de abertura e franqueza;
-Não permitir que as discussões sejam manipuladas ou conduzidas de forma unilateral.


terça-feira, 13 de março de 2012

Reuniões mais Eficazes e Produtivas

As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas.


1. Identifique o objetivo da reunião - reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior.

2. Mantenha a reunião sob controle - O presidente da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.

3. Seja decisivo - As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados. Em cada decisão tenha identificados:

* O que deve ser feito.
* Quem deve fazer.
* Quando deve ser feito.

4. Distribua rapidamente a ata da reunião e mantenha as decisões tomadas - As atas costumam demorar de dois a três dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros.