Organizando o Escritório: Pastas e Arquivos

Organizar papéis significa menos ansiedade, menos desorganização e mais controle. 

 Os Documentos são classificados pelo seu valor em: Permanentes- Vitais, são aqueles que possuem importância vital para a empresa; Permanentes, devem ser guardados indefinidamente, porém não possuem importância vital; e Temporários, com valor temporário, precisam de uma tabela com anotação da vigência do documento, seguindo os critérios determinados pela empresa. Os documentos considerados vitais para a empresa devem merecer cuidados especiais, protegidos contra incendios, inundações, furtos e outros,.. Algumas maneiras de proteger esses documentos seria, a utilização de cofres a prova de fogo e a microfilmagem dos documentos;

Em caso de rasgar acidentalmente um documento, o procedimento mais adequado a ser feito será a colagem dos pedaços em folha branca, após, digitalizar o mesmo e salva-lo em uma pasta no computador. Nunca usar fita durex!



As soluções variam de empresa para empresa; o sistema centralizado todos os arquivos, dos diferentes departamentos de uma empresa, são armazenados em um único local. O sistema descentralizado, cada departamento arquiva seus documentos. O mais comum e mais usado seria o sistema misto, ou seja, centralização parcial, a princípio os documentos vão para um arquivo central, porém, documentos específicos e que só interessam a certos departamentos ficam nos arquivos destes.

Existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições, necessidades e objetivos.

NUNCA DESCARTAR NADA SEM AUTORIZAÇÃO DE SUPERIORES E POR ESCRITO!

O arquivo precisa ser organizado de forma que ofereça: SEGURANÇA, PRECISÃO, SIMPLICIDADE, FLEXIBILIDADE E ACESSO FÁCIL!

Organização de arquivos:

• Escolher o método que deseja utilizar;
• Escolher material e equipamentos;
• Gavetas não devem ficar abarrotadas;
• Pastas não devem ficar superlotadas;
• Grampeie sempre do lado esquerdo e superior do papel;
• Quando retirar a documentação do arquivo, assinale o local para posterior colocação;
• Recortes devem ser arquivados em envelopes plásticos transparentes.

Vantagens de uma boa organização:

• Disponibilização do espaço físico;
• Organização física adequada;
• Sistema de identificação visual;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

Correspondências Recebidas e Expedidas:



Correspobdência Confidencial- nunca deixar a correspondencia na mesa do executivo, ou sua, sem utilizar uma pasta.

Correspondência Geral- destinada a gerência, outras pessoas do departamento, seu executivo, contas, faturas,..

Rotina- leia tudo antes de passar adiante, verifique se a correspondência recebida não esta ligada a outra pessoa. Caso necessite ser lida por outras pessoas, colocar o carimbo de circulação.

Toda correspondência deverá ser colocada no caderno de protocolo.

Métodos de Arquivamento:

Alfabétifco - usa-se o alfabeto;

Primeiramente o ultimo nome, depois o prenome na ordem em que apresentam. Ex.: Corrêa, Antônio..

• Títulos honoríficos; são colocados entre parenteses. Ex.: Araújo, Paulo (Doutor)
• Nomes espanhóis o penúltimo correspondetnte ao da família do pai. Ex.: Hermandez Xavier, José
• Nomes orientais, japoneses, árabes, etc.. Ex.: Mao Tse Tung

Numérico - atribui número para os clientes;

casos bancários, de serviços públicos, de arquivos hospitalares,..

Geográfico - é a origem do documento;

Argentina- Buenos Aires *Mala Carraro, Alcides; *Nunes Caldera, Manoelito

Por assuntos - de tal importância;

Cartas emitidas; Cartas recebidas; Relatórios de compras; Relatórios de vendas.

GED = Gerenciamento Eletrônico de Documentos