Agendas: porque elas são tão importantes?

 Ninguém nasce organizado, mas esta é uma habilidade que qualquer um pode adquirir. Qualquer pessoa que pretenda ser organizada e ter seu tempo e sua vida sob controle precisa de uma agenda.

Entende-se por agenda qualquer tipo de organizador pessoal: PDAs, Outlook, agendas de papel, etc. É aí que tudo começa.

Quando nos referimos à agenda, não estamos falando apenas de um lugar para anotar seus compromissos e registrar os telefones de seus contatos. A agenda é muito mais que isto.

Ela pode ajudar você em muitas coisas:

1. Lembrar-se de tarefas futuras.
2. Anotar compromissos.
3. Escrever listas de coisas a fazer.
4. Planejar sua semana.
5. Planejar seu dia.
6. Anotar prazos importantes.
7. Controlar tarefas com prazos determinados.
8. Registrar idéias e acompanhar projetos.
9. Lembrar-se de eventos recorrentes como datas especiais e aniversários, compromissos semanais ou mensais, etc.
10. Registrar e guardar números de telefone e endereços.
11. Armazenar informações pessoais como números de documentos, contas bancárias, códigos, senhas, etc.
12. Programar atividades recorrentes como reuniões com colaboradores, operações de backup de dados, organização ou limpeza semanal da sua área de trabalho.
13. Organizar atividades com base em suas metas e objetivos.
 Enfim, tudo aquilo que possa ser importante para que você tenha seu tempo e sua vida sob controle.

Lembre-se que a informação e o conhecimento só têm valor quando podem ser resgatados de forma rápida e segura, na hora que você precisa. Quer um exemplo simples? De que adianta você conhecer várias pessoas influentes, que poderiam ajudá-lo numa situação de emergência, se não tiver seus telefones ou não souber como encontrá-las no momento que precisar?

Confiar na memória é o maior erro que podemos cometer no que diz respeito a se organizar.

Quando perguntavam a Albert Einstein porque ele não lembrava o número do próprio telefone ele dizia "Para que, se posso encontrá-lo na lista telefônica a hora que precisar".

Anotações Básicas na Agenda - para facilitar seu trabalho e garantir que alguns dados não sejam esquecidos use as perguntas básicas:

Quem? O que?

Por quê? Para quê?

Quando? Onde?

Organizando o Escritório: Pastas e Arquivos

Organizar papéis significa menos ansiedade, menos desorganização e mais controle. 

 Os Documentos são classificados pelo seu valor em: Permanentes- Vitais, são aqueles que possuem importância vital para a empresa; Permanentes, devem ser guardados indefinidamente, porém não possuem importância vital; e Temporários, com valor temporário, precisam de uma tabela com anotação da vigência do documento, seguindo os critérios determinados pela empresa. Os documentos considerados vitais para a empresa devem merecer cuidados especiais, protegidos contra incendios, inundações, furtos e outros,.. Algumas maneiras de proteger esses documentos seria, a utilização de cofres a prova de fogo e a microfilmagem dos documentos;

Em caso de rasgar acidentalmente um documento, o procedimento mais adequado a ser feito será a colagem dos pedaços em folha branca, após, digitalizar o mesmo e salva-lo em uma pasta no computador. Nunca usar fita durex!



As soluções variam de empresa para empresa; o sistema centralizado todos os arquivos, dos diferentes departamentos de uma empresa, são armazenados em um único local. O sistema descentralizado, cada departamento arquiva seus documentos. O mais comum e mais usado seria o sistema misto, ou seja, centralização parcial, a princípio os documentos vão para um arquivo central, porém, documentos específicos e que só interessam a certos departamentos ficam nos arquivos destes.

Existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições, necessidades e objetivos.

NUNCA DESCARTAR NADA SEM AUTORIZAÇÃO DE SUPERIORES E POR ESCRITO!

O arquivo precisa ser organizado de forma que ofereça: SEGURANÇA, PRECISÃO, SIMPLICIDADE, FLEXIBILIDADE E ACESSO FÁCIL!

Organização de arquivos:

• Escolher o método que deseja utilizar;
• Escolher material e equipamentos;
• Gavetas não devem ficar abarrotadas;
• Pastas não devem ficar superlotadas;
• Grampeie sempre do lado esquerdo e superior do papel;
• Quando retirar a documentação do arquivo, assinale o local para posterior colocação;
• Recortes devem ser arquivados em envelopes plásticos transparentes.

Vantagens de uma boa organização:

• Disponibilização do espaço físico;
• Organização física adequada;
• Sistema de identificação visual;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

Correspondências Recebidas e Expedidas:



Correspobdência Confidencial- nunca deixar a correspondencia na mesa do executivo, ou sua, sem utilizar uma pasta.

Correspondência Geral- destinada a gerência, outras pessoas do departamento, seu executivo, contas, faturas,..

Rotina- leia tudo antes de passar adiante, verifique se a correspondência recebida não esta ligada a outra pessoa. Caso necessite ser lida por outras pessoas, colocar o carimbo de circulação.

Toda correspondência deverá ser colocada no caderno de protocolo.

Métodos de Arquivamento:

Alfabétifco - usa-se o alfabeto;

Primeiramente o ultimo nome, depois o prenome na ordem em que apresentam. Ex.: Corrêa, Antônio..

• Títulos honoríficos; são colocados entre parenteses. Ex.: Araújo, Paulo (Doutor)
• Nomes espanhóis o penúltimo correspondetnte ao da família do pai. Ex.: Hermandez Xavier, José
• Nomes orientais, japoneses, árabes, etc.. Ex.: Mao Tse Tung

Numérico - atribui número para os clientes;

casos bancários, de serviços públicos, de arquivos hospitalares,..

Geográfico - é a origem do documento;

Argentina- Buenos Aires *Mala Carraro, Alcides; *Nunes Caldera, Manoelito

Por assuntos - de tal importância;

Cartas emitidas; Cartas recebidas; Relatórios de compras; Relatórios de vendas.

GED = Gerenciamento Eletrônico de Documentos